情シスBPOとは？導入メリットと失敗しないサービスの選び方

中小企業では、1〜3名程度の少人数体制で情報システム部門（以下、情シス）を運営しているケースが少なくありません。限られた人員で社内からの問い合わせ対応や障害対応、IT資産管理などを担う中、本来取り組むべきIT企画やDX推進に十分な時間を確保できないという悩みを抱えるITマネージャーも多いのではないでしょうか。

また、突発的な機器故障やシステムトラブルへの対応に追われることで、計画的な予算策定が難しくなったり、経営層へIT投資の費用対効果を説明するためのデータ収集やレポート作成に十分な時間を割けなかったりするケースもあります。

こうした課題を解決する手段として近年注目されているのが、「情シスBPO」です。情シスBPOはアウトソーシングの一種ですが、特定業務の委託にとどまらず、業務プロセス全体の運用や改善まで含めて外部へ委託する点が特徴です。

本記事では、情シスBPOの概要や導入メリット、委託できる業務内容を整理するとともに、自社に適した委託先を選ぶための比較ポイントについて解説します。

情シスBPOとは？

情シスBPOとは、情シスが担う業務プロセスを外部の専門企業へ委託し、運用だけでなく業務の標準化や改善まで含めて継続的に支援を受けるサービスです。

ただし、「アウトソーシング」と似た意味で使われることも多いため、その違いが分かりにくいと感じる方もいるのではないでしょうか。情シスBPOを正しく理解するためには、まず一般的なアウトソーシングとの違いを把握しておくことが重要です。

情シスBPOとアウトソーシングの違い

情シスBPOはアウトソーシングの一種ですが、委託範囲に違いがあります。アウトソーシングが特定業務の委託を指すのに対し、BPOは業務プロセス全体を対象とし、運用や改善まで含めて委託する点が特徴です。

例えば、問い合わせ対応だけを委託する場合はアウトソーシングに分類されることが一般的です。一方、問い合わせ対応に加え、運用管理やベンダーコントロール、業務改善まで包括的に委託する場合は情シスBPOに該当します。

情シスBPOと人材派遣や代行サービスとの違い

アウトソーシング以外にも人材派遣やスポット型の代行サービスと混同されることがありますが、それぞれ目的や責任範囲が異なります。

人材派遣では、自社が業務内容を指示しながら業務を進めます。一方で、情シスBPOでは業務プロセスそのものを委託し、ベンダーがサービス品質や成果に責任を持つ点が特徴です。

また、単発的な作業代行とは異なり、業務の標準化や継続的な改善活動まで含めた長期的な運用支援を受けられることも大きな違いです。

情シスBPOの対象となる主な業務内容

情シスBPOでは、ヘルプデスク業務からインフラ運用まで幅広い業務を委託できます。

企業によっては、IT資産のライフサイクル管理やセキュリティ運用、複数ベンダーとの調整業務まで包括的に委託するケースもあります。

少人数体制の情シスが抱える課題

中小企業では、1〜3名程度の少人数で情シス業務を担っているケースが珍しくありません。限られた人員で多岐にわたる業務を担当することで、担当者への負荷が集中しやすくなります。また、業務が属人化しやすいため、組織全体としてのIT運用リスクが高まる傾向があります。

日々のヘルプデスクや障害対応によるリソース圧迫

情シス担当者は、パスワードリセットやPC設定、ソフトウェア利用に関する問い合わせなどの日常業務に多くの時間を費やしています。

一件ごとの対応時間は短くても、件数が積み重なることで本来予定していた業務が後回しになるケースは少なくありません。また、ネットワークやサーバー機器を数十～数百台規模で管理している企業では、障害発生時の負担も大きくなります。

障害原因の特定には、複数ベンダーとの連携や切り分け作業が必要となるため、担当者の工数が大幅に増加してしまいます。

IT企画業務の遅れと費用対効果の説明の難しさ

日常業務に追われることで、IT戦略立案やDX推進といった本来注力すべき業務に十分な時間を確保できなくなります。

また、経営層へIT投資の必要性を説明するためには、運用コストや障害発生状況、業務改善効果などのデータが必要です。しかし、日々の問い合わせ対応や障害対応に追われる状況では、こうしたデータを継続的に収集・分析することが難しくなります。

さらに、ネットワークやサーバー機器の更新時期が集中すると、突発的な予算の確保が必要になり、毎年の予算策定に苦労する企業も少なくありません。

情シスBPOを導入するメリット

情シスBPOを活用することで、定型業務の委託にとどまらず、運用プロセス全体の標準化や継続的な改善を外部の専門チームに任せることができます。

近年はIT人材の採用競争が激化しており、必要なスキルを持つ人材を確保すること自体が難しくなっています。そのため、自社で専門人材を採用・育成するだけでなく、外部の専門チームを活用しながら運用体制を強化する企業が増えています。

また、情シスBPOは単なる業務代行ではなく、運用プロセスの標準化や継続的な改善活動を通じて、IT部門全体の生産性向上にも貢献します。

コア業務への集中と働き方改革の推進

ヘルプデスク対応やアカウント管理などの定型業務を外部へ委託することで、情シス担当者はIT企画やDX推進、新しいシステム導入の検討といった戦略的な業務へ集中できるようになります。

特に少人数体制の情シスでは、日々の問い合わせ対応に追われることで、中長期的なIT戦略の立案や業務改善施策の検討が後回しになりがちです。BPOによって運用負荷を軽減できれば、企業全体の競争力向上につながる取り組みにリソースを振り向けられます。

また、夜間や休日の障害対応、緊急時の呼び出し対応などの負担軽減にもつながるため、担当者の長時間労働の是正や働き方改革の推進にも貢献します。

ベンダーコントロールの窓口一本化

企業のIT環境では、ネットワーク、サーバー、セキュリティ製品、クラウドサービスなど複数のベンダーが混在していることが一般的です。

障害発生時には、それぞれのベンダーへ問い合わせを行いながら原因を切り分ける必要があり、情シス担当者にとって大きな負担となります。

情シスBPOを導入すると、こうした調整業務をBPOベンダーへ集約できます。例えば、「ネットワークの問題なのか、サーバーの問題なのか分からない」といった状況でも、BPOベンダーが一次窓口となって調査や切り分けを実施し、必要に応じて各ベンダーとの調整を行います。

その結果、障害発生時の対応スピード向上だけでなく、責任の所在も明確になり、担当者の心理的な負担を大幅に軽減できます。

属人化の解消とコストの適正化

情シス業務は担当者個人の経験や知識に依存しやすく、業務が属人化する傾向があります。

BPOベンダーは業務手順の文書化や標準化を行いながら運用を進めるため、特定担当者への依存を解消しやすくなります。これにより、異動や退職による引き継ぎリスクを低減し、安定した運用体制を構築できます。また、必要な業務だけを選択して委託できるため、新たにIT人材を採用・育成する場合と比較してコストを最適化しやすい点もメリットです。

さらに、運用工数や障害発生状況を可視化できるサービスを活用すれば、IT投資の費用対効果を把握しやすくなり、経営層への説明や予算策定にも役立ちます。

専門知識・ノウハウを活用できる

情シスBPOの大きなメリットの一つが、幅広い知識や経験を持つ専門チームの支援を受けられることです。

クラウドサービスやゼロトラストセキュリティ、AI活用など、IT技術は急速に進化しています。自社だけで最新技術に対応し続けることは容易ではありません。

BPOベンダーはさまざまな企業の運用支援を通じて蓄積したノウハウを持っているため、自社だけでは気づきにくい運用課題の発見や改善提案を期待できます。

単なる運用代行ではなく、IT運用の高度化を支援するパートナーとして活用できる点も、情シスBPOを導入する大きな価値といえます。

情シスBPOの失敗しない選び方のポイント

情シスBPOを導入しても、自社の課題に合わないサービスを選んでしまうと十分な効果を得られません。例えば、「ヘルプデスク業務だけを委託したかったのに運用管理まで含まれていた」「障害対応はできるがベンダー調整には対応していなかった」など、導入後にミスマッチが発覚するケースもあります。

そのため、事前に自社の課題や委託したい業務を整理したうえで、サービス内容や運用体制を比較・検討することが重要です。

自社の課題と委託範囲・SLAが合致しているか

まずは自社の情シス業務の棚卸しを行い、「何に最も時間がかかっているのか」「どの業務を外部へ任せたいのか」を明確にすることが重要です。

例えば、以下のように企業によって課題は異なります。

• ヘルプデスク対応を削減したい

• ベンダーコントロールを任せたい

• IT資産管理を効率化したい

そのうえで、SLA（※）が自社の運用要件を満たしているかを確認しましょう。

特に、障害発生時の対応時間やエスカレーション体制、夜間・休日対応の有無は事前に確認しておきたいポイントです。また、自社の予算に合わせて柔軟にサービス内容をカスタマイズできるかも重要な判断基準となります。

※SLA（Service Level Agreement：サービス品質保証契約）とは、サービスの稼働率や応答時間など、提供品質に関する目標値や条件を定めた契約のこと。

マルチベンダー対応や高い技術力・実績があるか

多くの企業では、ネットワーク、サーバー、セキュリティ、クラウドサービスなど複数メーカーの製品が混在しています。そのため、特定ベンダー製品だけでなく、さまざまな環境を横断的にサポートできる技術力が求められます。

また、障害発生時に迅速な切り分けやベンダー調整を行うためには、豊富な運用経験や実績も重要です。確認時には以下のような観点をチェックするとよいでしょう。

• マルチベンダー環境の対応実績

• ネットワーク・サーバー・クラウドの対応範囲

• セキュリティ運用支援の有無

• 障害時のエスカレーションフロー

• 導入事例や運用実績

特に少人数情シスでは、障害発生時の初動対応を任せられる体制が整っているかどうかが、運用負荷軽減の大きなポイントです。

運用状況の可視化と継続的な改善提案があるか

優れた情シスBPOは、単なる業務代行にとどまりません。対応件数や障害傾向、システム稼働状況などを定期的にレポートし、運用状況を可視化することで昨今変動の多いIT環境において継続的な改善につなげます。

例えば、以下の情報を把握できるようになると、情シス担当者だけでなく経営層もIT運用状況を理解しやすくなります。

• 問い合わせ件数の推移

• 障害発生原因の分析

• IT資産の更新計画

• セキュリティリスクの傾向

また、次年度の予算策定やIT投資判断の根拠となるデータを提供してくれるパートナーであれば、IT戦略を支援する存在として長期的な価値を期待できます。

情シスの課題を包括的に解決する『Managed ONE』

情シスの負荷軽減とIT運用高度化を両立する選択肢の一つが、当社が提供する『Managed ONE』です。Managed ONEは、システム運用・システム運用管理・ライフサイクルサポートを組み合わせながら、企業ごとの課題に応じた運用支援を提供する統合型IT運用サービスです。

▼多様なニーズに応えるManaged ONEの特徴

マルチベンダー環境のネットワーク機器保守や障害対応の窓口を一本化できるため、煩雑な調整業務を大幅に削減できます。

まとめ

この記事では、情シスBPOについて以下の内容を解説しました。

• 情シスBPOとは？

• 少人数体制の情シスが抱える課題

• 情シスBPOを導入するメリット

• 情シスBPOの失敗しない選び方・比較ポイント

• 情シスの課題を包括的に解決する『Managed ONE』

少人数体制の情シスでは、日々の問い合わせ対応や障害対応、IT資産管理などの運用業務に多くの時間を取られ、本来注力すべきIT企画やDX推進に十分なリソースを確保できないケースが少なくありません。

情シスBPOを活用することで、定型業務の委託にとどまらず、運用プロセス全体の標準化や継続的な改善を外部の専門チームへ任せることができます。また、ベンダーコントロールの一本化や業務の標準化、運用状況の可視化によって、担当者の負担軽減だけでなく、IT環境全体の最適化も期待できます。

ただし、情シスBPOの効果を最大化するためには、自社の課題や委託範囲を明確にしたうえで、十分な技術力や実績を持つパートナーを選定することが重要です。

当社が提供する『Managed ONE』は、システム運用・システム運用管理、ライフサイクルサポートを組み合わせながら、お客さまの環境に応じた柔軟な運用支援を提供しています。情シス業務の負荷軽減とIT運用の高度化を目指す企業は、自社に適した情シスBPOの活用を検討してみてはいかがでしょうか。