情シスが疲弊する「SaaS乱立問題」の解決方法とは？管理課題から対策まで解説

テレワークの定着やDX（デジタルトランスフォーメーション）の推進に伴い、企業におけるSaaS（Software as a Service）の利用は拡大しています。Web会議ツールやチャットツール、顧客管理システムなど、部門ごとに最適なSaaSを導入できる手軽さは、業務効率化に大きく貢献しています。

しかし、複数のSaaSが社内に乱立することで、「アカウント管理の煩雑化」「無駄なコストの発生」「シャドーITによるセキュリティリスク」といった新たな問題が浮上しており、これらが情報システム部門（以下、情シス）の負担を増大させる要因となっています。

日々の問い合わせ対応やベンダーとの調整に追われ、「本来注力すべきIT戦略の立案や企画業務に時間が割けない」と悩む担当者も多いのではないでしょうか。

この記事では、SaaS管理における代表的な課題を整理し、ツールや外部サービスを活用して効率的かつ安全に管理するための解決方法を解説します。

SaaSの乱立が情シスにもたらす3つの課題

各部門が独自の予算で手軽に導入できるSaaSは便利である反面、企業全体としての管理が行き届かなくなると、情シス部門の業務を大きく圧迫します。ここでは、SaaSの乱立によって引き起こされる代表的な3つの課題を解説します。

①各サービスのアカウント管理の煩雑化

企業規模が拡大し、従業員の入退社や異動が頻繁に発生するようになると、SaaSのアカウント発行や権限変更、削除といった作業が情シスの大きな負担となります。

利用するSaaSが増えるほど、各サービスの管理画面に個別にログインして作業を行う手間が発生します。手作業での管理は、以下のようなリスクを引き起こしやすくなります。

• 退職者アカウントの削除漏れによるセキュリティリスク

• 適切な権限が付与されないことによる業務遅延

• 手作業による設定ミスや入力漏れ

②利用状況のブラックボックス化と無駄なコストの発生

どの部門で、誰が・何のSaaSを利用しているのか、企業全体での利用状況が把握できなくなる「ブラックボックス化」も深刻な課題です。利用実態が不透明になると、以下のような無駄なコストが発生しやすくなります。

これらの無駄なITコストが発生し続けることで、予算策定時や、経営層への報告において、IT投資の費用対効果を論理的に説明することが、極めて難しくなります。

③シャドーITによる重大なセキュリティリスク

情シス部門の承認や把握を経ずに、事業部門や個人が独自の判断でSaaSを導入・利用する「シャドーIT」は、企業にとって非常に危険な状態です。シャドーITの横行は、以下のような事態を招く恐れがあります。

• 企業が定めるセキュリティ基準を満たしていないサービスへの機密情報のアップロード

• 従業員の退職時における意図しないデータの持ち出し

• 情報漏洩やコンプライアンス違反による企業の信用失墜

これらは重大なセキュリティインシデントに直結する可能性が高まるため、早急な対策が求められます。

SaaS管理を最適化し、情シスの負荷を下げる解決方法

前述した課題を解決し、情シス部門の負荷を下げるためには、SaaS管理の仕組み化と外部リソースの適切な活用が効果的です。具体的な解決方法を3つのアプローチから解説します。

①利用状況やアカウントの可視化・一元管理

SaaS管理に特化したツールやプラットフォームを活用し、社内で利用されているすべてのSaaSとユーザーアカウントを可視化・一元管理する体制を構築します。

▼可視化によって得られるメリット

• 全社的なSaaSの利用状況と権限の正確な把握

• 定期的な棚卸し作業の自動化・効率化

• 重複購入や未使用ライセンスの削減によるIT予算の最適化

また、利用実態を継続的に把握することで、退職者アカウントの削除漏れや過剰な権限付与といったセキュリティリスクの早期発見・是正にもつながります。組織全体のガバナンス強化とコスト管理を両立するためにも、SaaSの可視化・一元管理は重要な取り組みです。

②申請ワークフローと承認プロセスの整備

SaaSの利用申請や問い合わせの受付窓口を一本化し、適切な承認プロセスを実装することで、社内のITガバナンスを強化します。

一元的な承認ルートを設けることで、社員が独自の判断でツールを使い始めるシャドーITの発生を抑制できます。また、事前にセキュリティチェックを経たSaaSのみが導入される仕組みを作ることで、情報漏洩などのセキュリティ事故を未然に防ぐことが可能になります。

さらに、利用目的や導入効果を事前に確認する運用を定着させることで、類似ツールの重複導入や不要な契約を防止できます。これにより、セキュリティとコンプライアンスの確保だけでなく、SaaS投資の最適化や運用負荷の軽減にもつながります。

③アウトソーシング・運用代行の活用

情シス部門のリソースが限られている場合、定型的なアカウント管理や利用部門からの問い合わせ対応を、専門的なノウハウを持つ外部事業者にアウトソースするのも有効な解決策です。

日々の障害対応や複数ベンダーとの調整業務を切り離すことで、運用業務の負荷や属人化を解消できます。その結果、情シス担当者は「IT戦略の立案」や「新たなビジネスモデルの創出」といった、企業価値を高める本来のコア業務にリソースを集中できるようになります。

また、SaaS運用に関する専門知識やこれまでの支援実績で培われた運用ノウハウを活用できる点も、アウトソーシングの大きなメリットです。運用品質の向上や対応スピードの改善が期待できるほか、人員の増減に応じて柔軟に体制を調整しやすくなるため、情シス部門の持続的な運営基盤の強化にも貢献します。

IT運用業務の効率化なら『Managed ONE』

企業のITインフラ運用はビジネスの成長に合わせて高度化・複雑化します。「日々の運用や問い合わせ対応に追われ、本来のコア業務に注力できない」「利用状況がブラックボックス化している」といった課題を抱えている場合は、統合型IT運用サービス『Managed ONE』の活用が有効です。

運用サービス高度化基盤と、専門チームによる運用サポートを組み合わせ、システムの安定運用とIT投資の最適化を支援するサービスポートフォリオです。

まとめ

この記事では、情シス部門におけるSaaS管理について、以下の内容を解説しました。

• SaaSの乱立が情シスにもたらす3つの課題

• SaaS管理を最適化し、情シスの負荷を下げる解決方法

• SaaS設定変更によるIT運用の効率化なら『Managed ONE』

SaaSの活用は業務効率化や生産性向上に欠かせない一方で、利用するサービスが増えるほどアカウント管理の煩雑化やコストの増大、シャドーITによるセキュリティリスクといった課題が顕在化します。これらの問題を放置すると、情シス部門は日常的な運用業務に追われ、本来取り組むべきIT戦略の立案やDX推進に十分なリソースを割けなくなってしまいます。

こうした課題を解決するためには、SaaSの利用状況やアカウント情報の可視化・一元管理に加え、申請ワークフローや承認プロセスの整備、さらにはアウトソーシングの活用などを通じて、管理体制を仕組み化することが重要です。

『Managed ONE』は、IT運用業務の可視化・属人化の排除と、専門チームによる運用支援を組み合わせることで、情シス部門の負荷軽減とITガバナンス強化を支援します。運用負荷に課題を感じている企業は、自社の管理体制を見直すきっかけとして、導入を検討してみてはいかがでしょうか。