情シスが本来の業務に集中できない理由とは？業務改善で戦略的IT部門へ

企業成長やDX（デジタルトランスフォーメーション）推進において、IT戦略の重要性が高まる中、情報システム部門（以下、情シス）への期待は日々大きくなっています。

従来の“守りの情シス”から、ビジネスを牽引する“攻めの情シス”への転換が求められる一方で、日々の運用・保守やヘルプデスク対応などに追われ、本来の役割であるIT企画や戦略立案に集中できない担当者が少なくありません。

本記事では、情シスが本来の業務に集中できない理由をひも解き、業務改善を通じて“情シスの戦略化”を実現するための具体的なステップを解説します。

情シスが本来の業務に集中できない理由

多くの企業では、クラウドサービスの活用やセキュリティ対策の高度化、働き方の多様化などにより、情シスが担う業務範囲が広がっています。しかし、慢性的なIT人材の不足により、情シス担当者一人あたりの業務負担は増加の一途をたどっています。

本来であれば、IT戦略の策定や新しいシステムの企画・導入といった企業の成長に直結するコア業務に集中したいところですが、問い合わせ対応や障害対応などのノンコア業務に忙殺されているのが実態です。

情シスが本来の業務に集中できない理由として、次の5つが挙げられます。

①属人化と日々の運用・保守対応の負荷

ネットワーク機器やサーバーの保守、アカウント管理、社員からの問い合わせ対応など、情シスの業務は多岐にわたります。

特に、少人数体制では一人の担当者が複数領域を兼務することも多く、障害発生時には原因の切り分けや復旧対応、ベンダーとの調整までが一部の担当者に集中しがちです。

その結果、担当者不在時の対応が遅れたり、同様の問い合わせに何度も個別対応したりするなど、計画どおりに業務を進めることが困難になっています。

②IT戦略・企画に割ける時間とリソースの不足

情シスには、システムを安定運用するだけでなく、事業成長に必要なIT投資を検討し、経営層へ説明する役割も求められます。

しかし、日々の運用業務や突発的な機器更新、障害対応に追われると、中長期的なIT戦略の検討が後回しになりがちです。

予算策定においても、障害件数や運用工数、利用状況などのデータを十分に整理できず、将来を見据えた計画的なIT投資の必要性や費用対効果を説明しづらいという課題が生じます。

③セキュリティ対策の高度化・複雑化に伴う負担増

クラウドサービスの利用拡大やテレワーク（ハイブリッドワーク）の定着により、企業が守るべきIT環境は従来よりも広がっています。社内ネットワークだけでなく、クラウド、認証基盤、リモートアクセス環境など、情シスが管理すべき対象は増加しています。

巧妙化・悪質化しているランサムウェアや標的型攻撃などの脅威に備えるためには、セキュリティ製品の導入だけでなく、インシデント対応、脆弱性管理、従業員への教育など、継続的な運用が欠かせません。これらの業務を限られた人数で担うことは、情シスにとって大きな負担となります。

④事業部門主導の「シャドーIT」への対応

SaaSなどのクラウドサービスが手軽に利用できるようになったことで、事業部門が情シスの許可を得ずに独自にツールを導入する“シャドーIT”が新たな課題となっています。

情シスが把握しないままツールが利用されると、アカウント管理やライセンス管理、セキュリティ設定、データの保管場所などを後から確認しなければならない場合があります。

また、各部門でトラブルが発生した際の事後対応や、想定外のサポート業務が情シスにのしかかっています。

⑤レガシーシステム（技術的負債）の保守・維持

長年利用している基幹システム（いわゆるレガシーシステム）や個別最適化された業務システムは、仕様や運用ルールが明文化されていない場合があります。システムや構造がブラックボックス化していると、些細な機能改修やトラブル対応に多大な時間と労力を要します。

こうした“技術的負債”への対応に追われることが、新しいIT技術の導入やDX推進の足かせとなっています。

情シス業務を改善し、戦略的なIT部門へ変えるためのステップ

情シスが本来の役割を果たし、企業価値を高める部門へと進化するためには、現状の業務プロセスを根本から見直す必要があります。

日々の運用を効率化し、IT戦略やIT部門改革にリソースを振り向けるためには、体系的なステップを踏むことが成功の鍵となります。

▼5つのステップ

ステップ①｜業務の棚卸しと可視化による現状把握

ステップ②｜経営層の理解獲得とIT投資マネジメント

ステップ③｜運用プロセスの整備による属人化の排除

ステップ④｜ITツールの活用と定型業務の自動化

ステップ⑤｜アウトソーシング（外部リソース）の活用

ステップ①｜業務の棚卸しと可視化による現状把握

業務改善に向けた最初のステップは、情シスが抱えているすべての業務を洗い出し、可視化することです。

問い合わせ対応、障害対応、アカウント管理、機器管理、ベンダー調整、セキュリティ対応などを整理し、誰が・どの業務に・どれくらいの時間を費やしているのかを把握します。

業務を可視化することで、重要度や緊急度が低い業務、重複している作業、マニュアル化できる作業などが見えやすくなります。

また、情シスが本来注力すべき業務と、他部門や外部委託できる業務を切り分けるための判断材料になります。

ステップ②｜経営層の理解獲得とIT投資マネジメント

業務の棚卸しで見えてきた課題を解決するには、部門内の努力だけでなく、経営層の理解と支援が不可欠です。

運用工数や障害件数、問い合わせ件数、機器更新の状況などを整理し、現状の課題を定量的に示すことで、改善に必要な予算や体制を説明しやすくなります。

例えば、定常業務に多くの時間を使っていることが明確になれば、アウトソーシングや運用ツール導入によって削減できる工数を示せます。

IT投資を単なるコストではなく、業務効率化や事業成長を支える取り組みとして説明することが、戦略的なIT部門への第一歩となります。

ステップ③｜運用プロセスの整備による属人化の排除

現状の業務の全体像を把握した後は、属人化している業務や定型的な業務、マニュアル化できる業務について、誰でも対応できる仕組みづくりを進めます。

対応手順、判断基準、エスカレーション先、過去の対応履歴など、特定の担当者の頭にしかないノウハウを明文化し、担当者によって対応品質が変わらない体制を構築します。

これにより、担当者不在時や退職時のリスクを低減できるだけでなく、業務品質を安定して保つことが可能になります。

ステップ④｜ITツールの活用と定型業務の自動化

運用手順を整理した業務の中には、ITツールによって自動化・省力化できるものがあります。

例えば、従業員からの“よくある質問”へのFAQ整備や入退社に伴うアカウント作成・削除のワークフロー化、導入機器情報の一元管理などです。

手作業を減らすことで対応時間を削減できるだけでなく、入力ミスや対応漏れなどのヒューマンエラー防止にもつながります。

ステップ⑤｜アウトソーシング（外部リソース）の活用

ヘルプデスクやネットワーク機器の保守など、定常的かつ専門性の高いシステム運用業務については、専門業者へのアウトソーシングを検討します。

外部リソースを活用することで、日々の運用作業の負担を削減しつつ、情シスは本来集中すべき戦略立案などのコア業務に専念できるようになります。

また、専門的な知見を持つ外部パートナーと連携することで、運用品質の安定化や改善提案も期待できます。

システム維持管理のトータルサポート『Managed ONE』による効率化

情シスの業務改善と運用品質の向上を両立するための選択肢の一つが、当社が提供する統合型のIT運用サービス『Managed ONE』です。運用業務の属人化排除を通じて、日々の運用負荷を軽減し、情シスがコア業務に集中できる環境づくりを支援します。

運用代行によるコア業務へのリソース集中

『Managed ONE』では、24時間365日稼働するエキスパートオペレーションセンター（XOC）が、定型業務からアカウント管理、ログ管理などの煩雑な運用を代行します。

複数のベンダー調整や保守対応といった労力の大きな業務を一元的に担うことで、情シス担当者はIT企画や予算策定といった“攻めの業務”にリソースを集中しやすくなります。

『Growcx（グラックス）』を活用した業務の可視化と円滑化

運用サービス高度化基盤『Growcx』を活用することで、問い合わせや各種申請、運用履歴、構成情報などをポータル上で一元管理することが可能です。

対応状況や過去のナレッジを可視化できるため、関係者間の情報共有が円滑になり、確認や調整にかかる時間を削減しやすくなります。また、蓄積された運用データを活用することで、経営層への報告やIT投資の説明に必要な情報整理にも役立ちます。

情シス業務の効率化だけでなく、ガバナンス強化や運用品質の向上にもつながります。

まとめ

この記事では、情シスが本来の業務に集中できない理由と、情シスの業務改善を進めるためのポイントについて解説しました。

• 情シスが本来の業務に集中できない理由

• 情シス業務を改善し、戦略的なIT部門へ変えるためのステップ

• システム維持管理のトータルサポート『Managed ONE』による効率化

情シスが企業成長を牽引する戦略的なIT部門へと変革するには、まず現状の業務を可視化し、定型業務やノンコア業務を見直すことが重要です。そのうえで、社内で担うべき業務と外部に委託できる業務を切り分け、限られたリソースをIT企画やDX推進に集中できる体制を整える必要があります。

『Managed ONE』のような統合的な運用管理サービスや、運用ポータル『Growcx』を活用することで、運用の効率化とガバナンス強化を両立し、情シスがIT戦略の立案という本来の役割を果たす環境が整います。

自社のIT運用に課題を感じている場合は、こうした外部サービスの活用から検討してみてはいかがでしょうか。